Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania — co musi w nim być
Kartka podpisywana w drzwiach, zwykle w pośpiechu, przy wyniesionych już pudłach. A jednocześnie dokument, który ustawa wskazuje jako podstawę rozliczeń i którego brak przechyla spór na jedną stronę. Malard przeprowadza mieszkania i biura w Warszawie i okolicach.
Skąd ten dokument się bierze
Artykuł 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego składa się z dwóch zdań i oba są ważne. Pierwsze: przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Drugie: protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.
Zdanie drugie zmienia rangę całej kartki. To nie jest pamiątka z dnia wprowadzenia ani formalność dla porządku, tylko dokument, do którego ustawa odsyła na końcu najmu. Wszystko, co zostanie w nim opisane, będzie punktem odniesienia przy oddawaniu kluczy, i wszystko, czego w nim nie ma, też.
Stąd bierze się prosta reguła: protokół pisze się dla siebie za rok albo za pięć lat, a nie dla osoby stojącej naprzeciwko. Jeżeli po przeczytaniu zapisu ktoś obcy nie potrafiłby powiedzieć, w jakim stanie było mieszkanie, zapis jest za krótki.
Ten sam dokument bywa nazywany protokołem przekazania mieszkania, protokołem odbioru albo protokołem zdawczo-odbiorczym lokalu. Nazwa nie zmienia jego roli. Wynajem zaczyna się i kończy tym samym dokumentem: przy wydaniu i przy zwrocie. Przy sprzedaży mieszkania ustawa o ochronie praw lokatorów nie działa. Protokół dokumentuje wtedy chwilę wydania rzeczy. Zgodnie z artykułem 548 Kodeksu cywilnego od tej chwili na kupującego przechodzą korzyści i ciężary związane z mieszkaniem oraz ryzyko jego przypadkowego uszkodzenia. Wzory w PDF krążące po sieci różnią się między sobą właśnie tym, dla której z tych sytuacji powstały.
Co się dzieje, gdy protokołu nie ma
Kodeks cywilny rozstrzyga tę sytuację jednym zdaniem, które warto znać przed podpisaniem umowy, a nie po wyprowadzce. Artykuł 675 paragraf 3: domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.
Brak protokołu nie jest więc stanem neutralnym, w którym obie strony zaczynają od zera. Prawo przyjmuje z góry, że mieszkanie było w porządku, a kto twierdzi inaczej, ten musi to wykazać. Przy sporze o zarysowany blat albo pękniętą płytkę ciężar dowodu spada na najemcę.
Po drugiej stronie stoi paragraf 1 tego samego artykułu. Po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Wytarty próg po trzech latach chodzenia nie jest szkodą. Granica między zużyciem a uszkodzeniem jest zaś dokładnie tym, o co strony się spierają, i dlatego rozstrzyga ją opis z dnia wydania.
Sześć rzeczy, które muszą się w nim znaleźć
Urzędowego wzoru nie ma i żaden przepis go nie ustanawia. Ustawa wyznacza minimum, reszta bierze się z tego, o co strony spierają się najczęściej przy zwrocie kaucji.
Strony, adres, data i godzina
Kto zdaje i kto odbiera, jakiego lokalu dotyczy protokół i do której umowy się odnosi. Godzina ma znaczenie przy stanach liczników, bo od niej liczy się, czyje jest zużycie.
Stan techniczny i stopień zużycia
To jedyne, czego ustawa wymaga wprost: określenie stanu technicznego i stopnia zużycia instalacji i urządzeń w lokalu. Nie wystarczy słowo „dobry”, liczy się opis pomieszczenie po pomieszczeniu.
Liczniki razem z numerami
Prąd, gaz, woda ciepła i zimna, ciepło. Numer licznika i stan na dzień przekazania. Sam stan bez numeru bywa bezużyteczny, gdy w budynku wymieniono urządzenia.
Klucze i to, co je zastępuje
Ile kompletów, do czego pasują, czy są piloty do bramy, karty do domofonu, klucze do skrzynki pocztowej, do piwnicy i do rowerowni. Oddanie niepełnego kompletu to jeden z częstszych powodów potrąceń.
Spis wyposażenia
Meble, sprzęt kuchenny, armatura, oświetlenie, z opisem stanu każdej pozycji. Po najmie rozlicza się równowartość zużytego wyposażenia, które było w lokalu przy wydaniu. Rozstrzyga więc ten spis.
Usterki i zdjęcia
Rysa na blacie, plama na parkiecie, nieszczelne okno. Wszystko, co już jest, wpisane w dniu wydania. Zdjęcia z tego dnia warto dołączyć jako załącznik i wymienić w treści protokołu, żeby nikt później nie kwestionował ich daty.
Na końcu podpisy obu stron i dwa egzemplarze, po jednym dla każdej. Protokół podpisany tylko przez jedną stronę albo istniejący w jednym egzemplarzu u wynajmującego traci sporą część swojej wartości akurat wtedy, gdy jest potrzebny.
Kto za co odpowiada w trakcie najmu
Protokół rozlicza to, co się między jednym a drugim spisaniem zmieniło. Żeby wiedzieć, czyj to problem, trzeba znać podział obowiązków, a ustawa rozpisuje go dość szczegółowo.
Po stronie wynajmującego
art. 6a ust. 2–3
Naprawy budynku i lokalu w zakresie nieobciążającym najemcy, w tym naprawy i wymiana instalacji: wodociągowej, gazowej, kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania z grzejnikami i elektrycznej. Do tego wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, podłóg, posadzek, wykładzin i tynków. Przy nowym najemcy to wymiana zużytych elementów wyposażenia lokalu.
Po stronie najemcy
art. 6b ust. 2
Naprawa i konserwacja podłóg, posadzek, wykładzin i okładzin ceramicznych, okien i drzwi. Do tego wbudowane meble, urządzenia sanitarne wraz z bateriami i syfonami oraz osprzęt instalacji elektrycznej. Na koniec malowanie ścian, sufitów, drzwi i okien. Krótko: bieżące utrzymanie tego, z czego się codziennie korzysta.
Na koniec najmu
art. 6e ust. 1
Po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu najemca odnawia go i wykonuje obciążające go naprawy. Zwraca też równowartość zużytych elementów wyposażenia technicznego, które były w lokalu przy jego wydaniu. Jeżeli sam coś wymienił w trakcie najmu, należy mu się zwrot różnicy wartości.
Do tego dochodzi artykuł 6d: ulepszenia w lokalu najemca może wprowadzić tylko za zgodą wynajmującego i na podstawie pisemnej umowy, która określa sposób rozliczenia. Zabudowa kuchenna zamontowana bez takiego zapisu bywa potem kłopotem dla obu stron, bo wynajmujący może żądać przywrócenia stanu poprzedniego.
Trzy rodzaje najmu i w każdym ustawa działa inaczej
To zastrzeżenie mało który poradnik podaje, a zmienia ono lekturę wszystkiego powyżej. Przepisy o protokole i o podziale obowiązków działają w pełni tylko przy zwykłym najmie. Dwa inne rodzaje umów wyłączają je prawie w całości.
Zwykły najem prywatny. Artykuł 6f dotyczy lokalu, który nie wchodzi w skład publicznego zasobu mieszkaniowego, i pozwala stronom ustalić prawa i obowiązki z artykułów 6a–6e odmiennie. Jeżeli więc umowa inaczej rozkłada naprawy albo inaczej opisuje rozliczenie, wiąże umowa. Ustawowy podział działa tam, gdzie strony niczego nie ustaliły.
Najem okazjonalny. To umowa z właścicielem będącym osobą fizyczną, na czas oznaczony do dziesięciu lat, w formie pisemnej, z załączonym oświadczeniem najemcy u notariusza. Artykuł 19e mówi wprost: do takiego najmu przepisów ustawy nie stosuje się, poza krótką listą wyjątków. Ani artykułu 6c o protokole, ani artykułów 6a–6e o obowiązkach na tej liście nie ma. Warunek jest jeden: właściciel zgłosił umowę do urzędu skarbowego. Bez zgłoszenia wracają zasady ogólne.
Najem instytucjonalny. To umowa z firmą, która zawodowo wynajmuje mieszkania. Artykuł 19j wylicza, które przepisy ustawy się stosuje i jest to ta sama krótka lista, bez protokołu i bez podziału obowiązków.
Co z tego wynika dla protokołu? Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym nie wymaga go ustawa, ale wymaga go zdrowy rozsądek, bo jedyną podstawą rozliczenia zostaje wtedy umowa i Kodeks cywilny. A domniemanie z artykułu 675 działa przy każdym najmie, bez wyjątku. Dlatego przed podpisaniem protokołu warto przeczytać własną umowę, zwłaszcza załączniki, bo protokół bywa jednym z nich.
Kaucja, czyli po co to wszystko
Wynajmujący może uzależnić podpisanie umowy od wpłaty kaucji. Kaucja zabezpiecza jego należności z dnia, w którym oddajesz mieszkanie. Ustawa stawia jej górną granicę: kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu, liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy.
Termin zwrotu też jest ustawowy. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu. I tu wraca protokół: to on rozstrzyga, czy dane potrącenie ma podstawę, czy jest tylko czyimś wspomnieniem sprzed dwóch lat.
Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym granica jest niższa: kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu (artykuł 19a ustęp 4 i artykuł 19g ustęp 5). Termin zwrotu jest ten sam: miesiąc od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela.
Dzień przekazania: kolejność, która oszczędza kłótni
Protokół zwrotu spisuje się na pustym mieszkaniu, a nie między pudłami. Dopóki w pokoju stoi szafa, nikt nie zobaczy, co jest za nią na ścianie, a to właśnie takie miejsca bywają później przedmiotem sporu. Kolejność, która się sprawdza, jest prosta: najpierw wynosimy wszystko, potem sprzątamy, a dopiero na końcu spotykamy się z właścicielem.
Praktyczne drobiazgi z tego samego porządku. Oglądanie przy świetle dziennym pokazuje więcej niż wieczorne spotkanie po pracy. Liczniki odczytuje się jako ostatnie, już po wyniesieniu rzeczy. Zdjęcia robi się w tym samym dniu, w którym spisywany jest protokół, i wymienia się je w jego treści. A jeśli coś budzi wątpliwość, wpisuje się to do protokołu przed podpisem, nie po. Uwaga dopisana później jest już tylko czyimś zdaniem.
Ostatnia rzecz jest logistyczna, ale rozstrzyga o całej reszcie: mieszkanie musi być puste w terminie, na który umówione jest przekazanie. Wyniesienie mebli bierzemy na siebie przy przeprowadzce mieszkania. Gdy z lokalu ma zniknąć wyposażenie, którego nikt już nie chce, mówimy o opróżnianiu mieszkań. Jeżeli nowe lokum będzie gotowe później, niż trzeba zdać stare, meble mogą poczekać w przechowywaniu. Stan, w jakim zostawia się lokal, domyka sprzątanie.
To odczyt przepisu, nie porada prawna. Opisaliśmy brzmienie artykułów 6–6f, 19a, 19e, 19g i 19j ustawy o ochronie praw lokatorów oraz artykułów 548 i 675 Kodeksu cywilnego. Chodziło o to, żeby dało się zorientować, czemu ten dokument służy i co powinien zawierać. Konkretną sprawę rozstrzyga treść Twojej umowy, a w sporze sąd. Przy większych kwotach albo przy niejasnych zapisach umowy warto zapytać prawnika, zanim cokolwiek zostanie podpisane.
Częste pytania
- Co wpisać w protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania?
- Ustawa wymaga jednego: określenia stanu technicznego i stopnia zużycia instalacji i urządzeń w lokalu. W praktyce dochodzą do tego strony i adres, data z godziną, numery i stany liczników oraz liczba kompletów kluczy z pilotami i kartami. Dalej spis wyposażenia i lista usterek z dnia przekazania, najlepiej ze zdjęciami. Na końcu podpisy obu stron i egzemplarz dla każdej.
- Kto spisuje protokół zdawczo-odbiorczy?
- Obie strony razem. Ustawa mówi, że przed wydaniem lokalu najemcy protokół sporządzają strony, a nie jedna z nich. W praktyce najczęściej wypełnia go wynajmujący albo zarządca. Najemca ma jednak prawo wpisać do niego swoje uwagi i powinien to zrobić przed podpisaniem, a nie po. Podpisany dokument dostają obie strony.
- Kiedy robi się protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?
- Dwa razy. Pierwszy przed wydaniem lokalu najemcy, czyli przy wprowadzeniu. Tak stanowi artykuł 6c ustawy o ochronie praw lokatorów. Przy najmie okazjonalnym ten przepis nie obowiązuje, ale kolejność jest ta sama. Drugi przy zwrocie lokalu, po wyprowadzce i opróżnieniu mieszkania. Ten drugi porównuje się z pierwszym, bo to różnica między nimi jest podstawą rozliczenia.
- Co, gdy nie ma protokołu zdawczo-odbiorczego?
- Sytuacja robi się niekorzystna dla najemcy. Kodeks cywilny w artykule 675 paragraf 3 wprowadza domniemanie, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu to najemca musi więc wykazać, że usterka istniała wcześniej. Pomagają zdjęcia z datą, korespondencja ze zgłoszeniami i świadkowie, ale żadne z tych źródeł nie zastępuje dokumentu podpisanego przez obie strony.
- Co, jeśli najemca nie chce podpisać protokołu zdawczo-odbiorczego?
- Nie ma przepisu, który zmusza kogokolwiek do złożenia podpisu. W praktyce wynajmujący sporządza wtedy protokół jednostronnie, opisuje w nim odmowę, dokumentuje stan lokalu zdjęciami i zaprasza świadka. Taki dokument jest słabszy niż podpisany przez obie strony i o jego wartości rozstrzyga ostatecznie sąd, ale jest znacznie lepszy niż brak jakiegokolwiek zapisu.
- Skąd wziąć protokół zdawczo-odbiorczy?
- Urzędowego wzoru nie ma, bo żaden przepis go nie ustanawia. Protokół sporządza się samodzielnie, a ustawa wyznacza tylko jego minimalną treść. Wystarczy zwykły dokument z listą pozycji opisanych wyżej, podpisany przez obie strony w dwóch egzemplarzach. Jeśli umowa najmu zawiera własny załącznik z protokołem, pierwszeństwo ma ten załącznik.